Algemene Voorwaarden – VR Party

VR Party – Mixed Reality Events

Hillegom, Nederland · info@vr-party.nl · www.vrparty.nl

Algemene Voorwaarden

Versie 2.0 | Hillegom, 2025 | KvK: 99968134

Inhoudsopgave

Definities
Toepasselijkheid
Offertes en Overeenkomsten
Prijzen en Betaling
Reservering en Annulering
Locatie en Speelruimte
Weeromstandigheden
Veiligheid
Gedrag
Beschadiging van Apparatuur
Gezondheid
Aansprakelijkheid
Foto en Video
Klachten
Toepasselijk Recht

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

VR Party / Organisator
De onderneming VR Party, gevestigd te Hillegom en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK: 99968134).

Opdrachtgever / Klant
Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een reservering maakt of een overeenkomst sluit met VR Party.

Deelnemers
Alle personen die deelnemen aan het evenement of aanwezig zijn op de speellocatie.

Evenement / VR Party
De door VR Party georganiseerde Mixed Reality activiteit op locatie van de opdrachtgever of op een door VR Party geregelde locatie.

Apparatuur
Alle materialen die door VR Party tijdens het evenement worden gebruikt, waaronder VR-headsets, controllers, accessoires, software en overige technische apparatuur.

Overeenkomst
Elke schriftelijke of digitale afspraak tussen VR Party en de opdrachtgever.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen en overeenkomsten van VR Party.

2.2 Door het plaatsen van een reservering of het accepteren van een offerte gaat de opdrachtgever akkoord met deze voorwaarden.

Artikel 3 – Offertes en Overeenkomsten

3.1 Alle offertes zijn vrijblijvend tenzij anders vermeld.

3.2 Een overeenkomst komt tot stand zodra VR Party een reservering bevestigt.

3.3 De overeengekomen prijs en voorwaarden blijven geldig vanaf de bevestiging van de reservering tot aan de uitvoeringsdatum van het evenement.

Artikel 4 – Prijzen en Betaling

4.1 Alle prijzen op de website zijn vermeld in euro’s inclusief btw, tenzij anders aangegeven.

4.2 Voor zakelijke klanten wordt een offerte op maat opgesteld.

4.3 VR Party kan een aanbetaling verlangen om een reservering definitief te maken:

Particuliere klanten: € 40,– aanbetaling
Zakelijke klanten: 30% aanbetaling

4.4 Betaling dient vooraf te gebeuren, tenzij VR Party anders aangeeft.

Artikel 5 – Reservering en Annulering

5.1 Een reservering is pas definitief na bevestiging door VR Party en ontvangst van de aanbetaling.

5.2 Annuleringsvoorwaarden:

Tijdstip van annulering	Terugbetaling aanbetaling
Meer dan 14 dagen voor het evenement	100% terugbetaald
Tussen 7 en 14 dagen voor het evenement	50% terugbetaald
Tussen 7 dagen en 48 uur voor het evenement	75% vervalt
Binnen 48 uur of no-show	100% vervalt

5.3 Indien de Indoor optie is gereserveerd, worden deze kosten niet terugbetaald bij annulering.

Artikel 6 – Locatie en Speelruimte

6.1 Het evenement kan plaatsvinden op een locatie van de klant of op een locatie geregeld door VR Party.

6.2 De aanbevolen speelruimte is ongeveer de grootte van een basketbalveld (± 26 × 14 meter) of groter.

6.3 Indien de klant een locatie aanwijst, moet deze voldoen aan:

Vlakke ondergrond
Voldoende speelruimte
Veilige omstandigheden voor spelers en apparatuur

6.4 VR Party behoudt zich het recht voor een locatie te weigeren indien deze onveilig wordt geacht.

Artikel 7 – Weeromstandigheden

7.1 VR Party bepaalt of de weersomstandigheden geschikt zijn voor het uitvoeren van het evenement.

7.2 Bij slecht weer kan het evenement worden verplaatst naar een binnenlocatie of een andere datum.

7.3 Wanneer VR Party vaststelt dat de weersomstandigheden geschikt waren maar deelnemers niet verschijnen, wordt dit beschouwd als no-show.

Artikel 8 – Veiligheid

8.1 Alle deelnemers moeten de instructies van VR Party opvolgen.

8.2 De organisator kan deelname weigeren wanneer de veiligheid in gevaar komt.

Artikel 9 – Gedrag

9.1 Tijdens het evenement wordt respectvol gedrag verwacht van alle deelnemers.

9.2 Niet toegestaan zijn onder andere:

Agressief gedrag
Pesten of intimidatie
Racisme of discriminatie
Gevaarlijk gedrag

9.3 Indien deelnemers waarschuwingen negeren, kan VR Party het evenement beëindigen zonder terugbetaling.

Artikel 10 – Beschadiging van Apparatuur

10.1 Alle apparatuur blijft eigendom van VR Party.

10.2 Bij opzettelijke beschadiging of verlies kan VR Party de kosten voor reparatie of vervanging verhalen op de verantwoordelijke persoon.

Artikel 11 – Gezondheid

11.1 Deelname gebeurt op eigen verantwoordelijkheid.

11.2 Personen met medische klachten zoals epilepsie of ernstige duizeligheid wordt afgeraden deel te nemen.

11.3 VR Party adviseert deelname vanaf de leeftijd van 8 jaar.

Artikel 12 – Aansprakelijkheid

12.1 VR Party is niet aansprakelijk voor schade of letsel tijdens deelname, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid aan de zijde van VR Party.

12.2 Beperking van aansprakelijkheid (kwantitatief)
Indien VR Party op enige grond aansprakelijk wordt gehouden, is die aansprakelijkheid te allen tijde beperkt tot:

het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering van VR Party wordt uitgekeerd; of
bij gebreke van een uitkering: de factuurwaarde van de betreffende dienst.

Voorbeeld: indien de opdrachtgever € 500,– heeft betaald voor een evenement, bedraagt de maximale aansprakelijkheid van VR Party € 500,–, ongeacht de hoogte van de geclaimde schade.

12.3 Uitsluiting van indirecte schade
VR Party is nimmer aansprakelijk voor:

Indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst
Schade als gevolg van uitval van internet, stroom of technische storingen buiten de macht van VR Party
Schade aan persoonlijke eigendommen van deelnemers (kleding, telefoons, etc.)

12.4 Verantwoordelijkheid voor deelnemers en derden
De opdrachtgever is volledig verantwoordelijk voor het gedrag van alle deelnemers en eventuele derden die aanwezig zijn op het evenement. De opdrachtgever vrijwaart VR Party voor alle aanspraken die voortvloeien uit gedragingen van deelnemers of derden, waaronder beschadiging van apparatuur, letsel of verstoring van het evenement.

12.5 Geen handhavingsplicht
VR Party is niet verantwoordelijk voor het handhaven van de openbare orde of het gedrag van deelnemers. VR Party heeft het recht — maar niet de plicht — een deelnemer uit het spel te verwijderen of het evenement te beëindigen. VR Party is niet gehouden om namens de opdrachtgever aanspraken te doen gelden op derden die schade veroorzaken.

Artikel 13 – Foto en Video

13.1 Tijdens evenementen kunnen foto’s en video-opnames worden gemaakt.

13.2 De opdrachtgever en deelnemers geven toestemming om dit beeldmateriaal te gebruiken voor marketingdoeleinden, zoals website, sociale media en promotionele materialen.

13.3 Indien iemand niet gefotografeerd wil worden, dient dit voor aanvang van het evenement te worden gemeld.

Artikel 14 – Klachten

14.1 Klachten dienen binnen 48 uur na het evenement schriftelijk te worden gemeld via e-mail: info@vr-party.nl.

14.2 VR Party streeft ernaar klachten binnen 5 werkdagen te beantwoorden.

Artikel 15 – Toepasselijk Recht

15.1 Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

15.2 Geschillen worden behandeld door de bevoegde rechter bij Rechtbank Noord-Holland.

Contactgegevens VR Party

VR Party | Hillegom, Nederland

E-mail: info@vr-party.nl

Website: www.vrparty.nl